En pilotstudie av antalet fulltextposter i institutionella arkiv

av Brian Kelly | 6 juni 2011 | Evidens , Arkiv | 10 kommentarer Bakgrund Ett nyligt inlägg om Hur mäter vi effektiviteten hos institutionella arkiv? försökte ta upp frågan om ”Vad gör ett bra arkiv?” som togs upp på JISC-Repositories JISCMail-listan . Inlägget beskrev möjliga mätvärden som skulle kunna användas för att identifiera effektiviteten hos institutionella arkiv baserat på arkivets avsedda syften. I inlägget föreslog jag att om syftet med ett arkiv var att säkerställa långsiktigt bevarande av resurser, så fanns det ett behov av att mäta antalet fulltextposter i arkivet – om inte fulltexten av en artikel finns tillgänglig kommer arkivet trots allt inte att göra ett särskilt bra jobb med bevarandet av sådana resurser! Intresset för detta ämne återupptogs igår i en Twitter-diskussion som började med förslaget från @PaulWalk att ” Jag har tänkt att vi borde använda RepUK för att mäta faktisk persistens i arkiv “. Men för att kunna mäta persistensen hos den faktiska resursen behöver vi kunna skilja mellan persistensen hos fulltextposten och själva resursen, och inte bara persistensen hos postens URI. Hur kan man göra detta? Inledande experiment Efter en diskussion med Les Carr på JISC 2011-konferensen upptäckte jag att ePrints avancerade sökgränssnitt kan användas för att hämta information om både antalet poster som innehåller fulltext och de som inte gör det. För att se om detta tillvägagångssätt kunde användas tittade jag på UKOLN:s poster i Opus , University of Baths institutionella arkiv. Utifrån detta fann jag att det fanns totalt 344 poster , varav 146 fulltextposter var tillgängliga (inklusive publicerade och konfidentiella poster) och 198 är metadataposter . Vi kan se att 42% av posterna innehåller fulltext. För att se om denna användning av ePrints avancerade sökfunktion kunde användas på liknande sätt för ett annat arkiv tittade jag på ECS ePrint-arkiv vid University of Southampton. Den här gången fann jag att av totalt 974 15 532 poster innehöll institutionsarkivet 861 8 429 poster med fulltext och 113 7 093 metadataposter – den här gången innehåller 54,3% av posterna fulltext. Men är dessa inledande resultat typiska för sektorn? Undersökning av Russell Group-universitetens arkiv Vi skulle kunna förvänta oss att de 20 forskningsintensiva Russell Group-universiteten spelar en ledande roll i användningen av institutionella arkiv, med antingen institutionella mandat (i fallet University of Southampton) eller institutionell forskningskultur som bidrar till att säkerställa att betydande antal fulltextposter deponeras. Men är det verkligen så? För att undersöka om det beskrivna tillvägagångssättet kunde tillämpas bredare genomfördes undersökningen vid Russell Group-universiteten. Med hjälp av listan över arkiv hämtad från OpenDOAR-katalogen fann jag att 3 av Russell Group-universiteten verkar använda DSpace-arkivprogramvaran och den avancerade sökfunktionen i DSpace verkar inte tillåta att sökningen begränsas till fulltext- och metadataposter. Efterföljande undersökning av de avancerade sökfunktionerna hos de återstående 17 institutionerna visade att endast två verkade erbjuda den avancerade sökfunktion som jag använde på University of Bath och ECS, University of Southampton-arkiven. Det finns dock ett RESTful-gränssnitt för sökningen och därför användes sökparametrarna som användes för att söka i University of Bath-arkivet även i de andra ePrint-arkiven. Följande sökningar genomfördes: Fråga 1: Totalt antal poster http:// eprint.domain /cgi/search/quicksearch?screen=Public%3A%3AEPrintSearch&basic_merge=ALL&basic=web&full_text_status=public&full_text_status=restricted&full_text_status=none&groups_merge=ALL&satisfyall=ALL&order=-date%2Fcreators_name%2Ftitle&_action_search=Search Fråga 2: Fulltext deponerad (men åtkomst kan vara begränsad) http:// eprint.domain /cgi/search/quicksearch?screen=Public%3A%3AEPrintSearch&basic_merge=ALL&basic=web&full_text_status=public&full_text_status=restricted&groups_merge=ALL&satisfyall=ALL&order=-date%2Fcreators_name%2Ftitle&_action_search=Search Fråga 3: Ingen fulltext tillgänglig: http:// eprint.domai /cgi/search/quicksearch?screen=Public%3A%3AEPrintSearch&basic_merge=ALL&basic=web&full_text_status=none&groups_merge=ALL&satisfyall=ALL&order=-date%2Fcreators_name%2Ftitle&_action_search=Search Avsikten var att använda undersökningsmetodiken vid Russell Group-universiteten som har ett institutionellt arkiv baserat på ePrints-programvaran. Det var dock inte möjligt att få giltiga resultat för de flesta av arkiven och det upptäcktes senare att detta är en valfri funktion för ePrints-arkiv. Istället för att överge detta arbete har jag beslutat att publicera detta inlägg för att uppmuntra institutioner som har ett ePrints-arkiv att implementera denna funktion, eftersom jag anser att det skulle vara till nytta för arkivgemenskapen om vi hade en bättre bild av hur institutioner använder arkiv för att lagra fulltextposter. Tabellen nedan visar resultaten från de två testfallen (från Bath och Southampton) tillsammans med uppgifter om det totala antalet poster i de andra arkiven. Om information om antalet fulltextposter blir tillgänglig kommer jag att uppdatera detta inlägg och kommentera i enlighet därmed. [Notera att det fanns ett fel i siffrorna för ECS-arkivet. Detta har nu korrigerats i tabellen nedan.] Ref.nr. Institutionellt arkiv Detaljer Fråga 1: Totalt antal poster Fråga 2: Totalt antal fulltextposter Fråga 3: Totalt antal metadataposter Andel fulltextposter A Institution : University of Bath Arkiv som används : Opus Arkivsammanfattning : Använder ePrints. 20 210 1 387 18 823 6,86% B Institution : ECS, University of Southampton Arkiv som används : eprint Arkivsammanfattning : Använder ePrints. 974 15 532 861 8 439 113 7 093 11,6% 54,3% TOTALT 21 184 35 742 2 248 9 826 18 936 25 916 10,6% 27,4% Tabellen nedan visar resultaten av fynden för vad som verkar vara huvudarkivet vid Russell Group-universiteten. Observera att resultaten samlades in med hjälp av det offentliga avancerade sökgränssnittet där detta var tillgängligt. Om information om antalet fulltextposter blir tillgänglig kommer jag att uppdatera detta inlägg och kommentera i enlighet därmed. Ref.nr. Institutionellt arkiv Detaljer Fråga 1: Totalt antal poster Fråga 2: Totalt antal fulltextposter Fråga 3: Totalt antal metadataposter Andel fulltextposter 1 Institution : University of Birmingham Arkiv som används : eprint Arkivsammanfattning : Tre poster. Använder ePrints. 411 2 Institution : University of Bristol Sammanfattning : En post. Använder DSpace 3 Institution : University of Cambridge Sammanfattning : Fyra poster. Använder DSpace. 4 Institution : Cardiff University Sammanfattning : 1 post. Använder ePrints. Arkiv som används : ORCA 4 562 5 Institution : University of Edinburgh Sammanfattning : Tre poster. Använder DSpace. 6 Institution : University of Glasgow Sammanfattning : Tre poster. Använder ePrints. Arkiv som används : Enlighten 40 803 7 Institution : Imperial College Arkiv som används : Spiral Sammanfattning : Typ okänd. Ej fastställd 8 Institution : King’s College London Arkiv som används : Department of Computer Science E-Repository Sammanfattning : En post. Använder ePrints. 999 9 Institution : University of Leeds Arkiv som används : White Rose Research Online Sammanfattning : Använder ePrints. Delas av Leeds, Sheffield och York. 8 013 10 Institution : University of Liverpool Sammanfattning : En post. Arkiv som används : Research Archive 698 641 57 93% 11 Institution : LSE Sammanfattning : 2 poster. Arkiv som används : LSE Research Online 26 044 4 534 21 510 17,4% 12 Institution : University of Manchester Sammanfattning : En post. Arkiv som används : MMS Ej fastställd 13 Newcastle University Sammanfattning : En post. Arkiv som används : Newcastle Eprints Ej fastställd